Information om behandling av personuppgifter

Härjegårdar Fastighets AB behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört.
Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadresser.
Personuppgifterna behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Personuppgiftsansvarig
Härjegårdar Fastighets AB, organisationsnummer 556439-6553 är personupp- giftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten
och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller
gruppboende kommer vi att hämta in beslut från social­nämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Speciellt för kommunala bolag
Vi är ett kommunalt allmännyt­tigt bostadsföretag och omfattas av tryckfri­hetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmän­na handlingar i vårt arkiv. Allmänna handling­ar är
handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hanterar dina felanmälningar, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.Vi behandlar även dina uppgifter i boknings och passageloggar där vi har elektroniska bokningar och nyckelsystem.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kon­trollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller
skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter.
Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.
Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut.
Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vid eventuell försäljning av fastigheten kan uppgifter komma att lämnas ut till köpare av fastigheten.
Vid avflyttning från lägenheten kan ditt namn komma att meddelas till eventuella nya hyresgäster vid en eventuell erbjudandesituation.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut
Eftersom vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmän­na handlingar bevarar vi allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokument­hanteringsplan

Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan
du när som helst meddela oss detta.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag.
Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter
överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har också rätt att klaga på hur vi behand­lar dina personuppgifter till oss och till tillsyns­myndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet
med Dataskyddsförordningen.

Publicerat av: Birgitta Andersson 2018-05-28

Härjegårdar Fastighets AB
Box 40
842 21 Sveg

telefon: 0680‑169 50
e‑post: info@harjegardar.se